Assistente Executivo – Presencial em Brasília/DF

A Start Up Consultoria em RH, em parceria com a Organização do Tratado de Cooperação Amazônica (OTCA) está buscando uma Assistente Executiva.  

otca.org/pt

 

TERMOS DE REFERÊNCIA

CONTRATAÇÃO DE PROFISSIONAL

Para a contratação de um(a) ASSISTENTE PARA O SECRETÁRIO GERAL DA SP/OTCA

 

1. ANTECEDENTES

 

A OTCA é um Organismo Internacional Intergovernamental, cuja missão é servir como um fórum permanente de cooperação, intercâmbio e conhecimento, guiado pelo princípio da redução das assimetrias entre os Países Membros na Região Amazônica. Ademais, promove ações de cooperação regional voltadas para a melhoria da qualidade de vida dos habitantes da Amazônia, respeitando o princípio da preservação ambiental e considerando as legislações internas dos Países Membros. Para cumprir sua missão, a OTCA realiza atividades, projetos e programas no âmbito da Agenda Estratégica de Cooperação, com o apoio de sua Secretaria Permanente. Suas atividades são orientadas por regulamentos específicos, aprovados por suas instâncias decisórias. A estrutura institucional básica da OTCA é sustentada com recursos dos Países Membros e é composta por uma Sede Permanente localizada em Brasília, além de pessoal executivo, contratados locais e consultores.

Este Termo de Referência (TdR) estabelece as responsabilidades, qualificações e condições para a contratação de uma Assistente, que desempenhará um papel essencial no apoio às operações do gabinete do Secretário-Geral.

 

2. OBJETIVO DO CARGO

Contratar uma Assistente Executiva para oferecer suporte administrativo, logístico e organizacional ao Secretário-Geral, promovendo a eficiência do gabinete e a execução das atividades institucionais.

Com carga horária de 40 horas semanais, de segunda-feira a sexta-feira, no regime CLT.

3. Objetivos Específicos

• Gerenciar a agenda do Secretário-Geral, organizando compromissos e atividades diárias.
• Facilitar a comunicação interna e externa do gabinete do Secretário-Geral.
• Apoiar a logística de reuniões, eventos e missões institucionais.
• Garantir o funcionamento eficaz das operações administrativas do gabinete.

4. Atividades e Responsabilidades

4.1. Gestão Executiva

• Organizar e gerenciar a agenda oficial do Secretário-Geral, incluindo compromissos, reuniões e eventos.
• Controlar documentos e correspondências recebidas e enviadas pelo gabinete.
• Manter registros atualizados e organizar arquivos físicos e digitais do gabinete.
• Garantir o fluxo eficiente de informações entre o gabinete e outras unidades da organização.

4.2. Apoio à Comunicação

• Redigir e revisar documentos e correspondências institucionais, assegurando a precisão e a formalidade.
• Coordenar a comunicação com autoridades, representantes de países membros e parceiros estratégicos.
• Atuar como ponto de contato para stakeholders internos e externos em assuntos relacionados ao gabinete.

4.3. Suporte Logístico

• Planejar e organizar reuniões e eventos, incluindo convites, pautas e atas.
• Coordenar a logística de viagens oficiais do Secretário-Geral, incluindo reservas de passagens, hotéis e obtenção de vistos.
• Auxiliar na organização de materiais e documentos necessários para reuniões e eventos.

4.4. Outras Atividades

• Garantir a confidencialidade e o sigilo de informações sensíveis.
• Prestar suporte administrativo em outras atividades atribuídas pelo Secretário-Geral, conforme necessário.

5. Perfil

5.1. Formação Acadêmica

• Graduação em Secretariado Executivo, Administração, Relações Internacionais ou áreas afins.

5.2. Experiência Profissional

• Experiência mínima de 5 anos como secretária ou assistente executiva, preferencialmente em organismos internacionais, embaixadas ou organizações de grande porte.
• Experiência comprovada em gestão de agendas, organização de eventos e suporte administrativo.

5.3. Competências Técnicas

• Conhecimento avançado em ferramentas do pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Habilidade para redação formal e revisão de textos em português, espanhol e inglês
• Fluência nos três (3) idiomas oficiais da SP/OTCA, português, inglês e espanhol.

5.4. Competências Comportamentais

• Excelentes habilidades organizacionais e capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente.
• Proatividade, discrição, flexibilidade e alta capacidade de resolver problemas.
• Comunicação clara e eficaz, com habilidades interpessoais.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e em um ambiente multicultural.

6. Produtos Esperados

• Agenda oficial do Secretário-Geral organizada e atualizada semanalmente.
• Correspondências institucionais redigidas e revisadas conforme padrões de qualidade do organismo.
• Relatórios e atas de reuniões entregues dentro dos prazos estabelecidos.
• Planejamento logístico detalhado para viagens, reuniões e eventos.

7. Prazo e Local de Execução

• Prazo: Contrato inicial de 90 dias, com possibilidade de renovação mediante avaliação de desempenho.
• Local: Sede da organização do Tratado de Cooperação Amazônica, em Brasília/Brasil, com disponibilidade para trabalho presencial e eventuais viagens institucionais.

8. Recursos Financeiros

• Tipo de contrato e modalidade: CLT tempo indeterminado.
• Remuneração R$8.000,00 + vale transporte e alimentação, plano de saúde e odontológico, e seguro de vida para acidentes pessoais.

9. Processo de Seleção

O processo seletivo será realizado em etapas, incluindo:

1. Análise Curricular: Avaliação do currículo e das qualificações do candidato(a).
2. Entrevista Técnica: Entrevista presencial ou virtual com foco nas competências técnicas e comportamentais.

 

10. PRAZOS PARA APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURAS

Inscreva-se até 06 de junho de 2025:   Formulário de inscrição aqui